Populär
Medarbetarsamtal som fungerar
Praktisk guide till medarbetarsamtal som ger fokus, lugn och resultat
Lästid
6 Minuter
Publicerat
07 Dec, 2025
Skribent
Kim Dywling
Managing Partner
Medskribenter
Olle Olsson
Partner & Head of Interim Services
Argjira Morina
Partner & Client Director
Kontakta oss
Medarbetarsamtal kan kännas både viktiga och lite jobbiga. Kalendern är full, verksamheten går i hundra, och ändå ska du hinna med strukturerade samtal med varje person. Men när medarbetarsamtal fungerar ger de lugn, riktning och bättre resultat.
Särskilt i roller inom ekonomi, bank, finans, lön och administration, där mycket styrs av siffror och deadlines, kan bra medarbetarsamtal vara skillnaden mellan ”vi håller näsan över vattenytan” och en hållbar, högpresterande organisation.
Den här guiden hjälper dig att få dina medarbetarsamtal att fungera i vardagen. Enkelt, konkret och med fokus på både människa och verksamhet.
Syftet med medarbetarsamtal
Klargöra uppdrag, förväntningar och mål
Skapa trygg dialog mellan chef och medarbetare
Koppla individens utveckling till verksamhetens behov
Fånga upp tidiga signaler om stress, risk och bristande motivation
Ge feedback åt båda håll – inte bara uppifrån och ned
Det första steget är att vara tydlig med varför ni har medarbetarsamtal. Många upplever dem som ”något HR vill att vi gör”. Då blir det lätt en punkt i kalendern som man vill ta sig igenom, inte ett stärkt samarbete.
I grunden handlar medarbetarsamtal om tre saker: uppdrag, utveckling och relation. Medarbetaren behöver förstå vad som är viktigast i rollen, hur prestation bedöms och vilka möjligheter det finns att växa. Du som chef behöver förstå vad personen drivs av, vad som hindrar hen och vilka risker som finns om inget förändras.
För roller inom ekonomi, bank, finans och lön blir syftet ofta extra tydligt. Här är felrekryteringar, felprioriteringar eller tappade nyckelpersoner direkt kopplade till risk och lönsamhet. Genom medarbetarsamtal kan du säkerställa att rätt kompetens är på plats, att personen trivs och att det finns en plan framåt.
När syftet är tydligt kan du också vara ärlig med vad medarbetarsamtal inte är. Det är inte ett lönesamtal (även om lön kan beröras översiktligt). Det är inte ett spontant avstämningsmöte. Det är en strukturerad, framåtblickande dialog om medarbetarens uppdrag, utveckling och förutsättningar att lyckas.
Förberedelser inför medarbetarsamtal
Bestäm syfte, agenda och tidsram i förväg
Samla konkret underlag (mål, resultat, feedback, KPI:er)
Be medarbetaren förbereda sig med några frågor
Välj lugn miljö och undvik avbrott
Skilj på medarbetarsamtal och lönesamtal
Bra medarbetarsamtal börjar långt innan ni sätter er i rummet. Som chef behöver du samla underlag: uppföljning på mål, genomförda projekt, kvalitet, deadlines och eventuell feedback från kollegor eller interna ”kunder”. Inom ekonomi, bank och finans finns ofta gott om data. Använd den, men fastna inte bara i siffror – prata också om arbetssätt, samarbete och värderingar.
Berätta för medarbetaren vad ni ska prata om och hur lång tid ni har. Skicka gärna några enkla frågor i förväg, till exempel:
Vad är du mest stolt över det senaste året?
Vad har varit svårast?
Vad skulle du vilja utveckla framåt?
Det gör att medarbetaren hinner reflektera, vilket ger ett bättre samtal än om hen bara ”kliver in från korridoren”.
Skilj också tydligt på medarbetarsamtal och lönesamtal. Om allt kokar ner till lön är det svårt att prata öppet om utveckling, arbetsmiljö och långsiktighet. Många chefer vi möter inom ekonomi och administration upplever att samtalen blir lugnare och mer värdeskapande när lönen tas vid ett annat tillfälle.
Slutligen: boka en plats där ni får vara ifred, stäng av notiser och respektera tiden. Ett avbrutet eller stressat medarbetarsamtal signalerar att personen inte är viktig på riktigt.
Så leder du själva medarbetarsamtalet
Börja med att skapa trygghet och gemensam bild
Ställ öppna frågor och lyssna mer än du pratar
Var konkret med både beröm och utvecklingsområden
Koppla individens mål till verksamhetens mål
Avsluta med att summera och enas om nästa steg
Ett fungerande medarbetarsamtal är mer dialog än monolog. Din roll som chef är att guida samtalet, inte hålla föredrag. Börja enkelt: Hur har året varit? Vad känns bra? Vad har varit extra utmanande? Låt medarbetaren prata först.
När ni har en gemensam bild kan du fylla på med dina observationer. Inom ekonomi och finans blir det ofta naturligt att koppla till KPI:er, rapportkvalitet, deadlines och samarbete med andra funktioner. Var tydlig, men saklig. Beröm ska vara konkret: ”Här gjorde du stor skillnad genom att…” inte ”Du är duktig”.
När ni pratar om utvecklingsområden, håll fokus på beteenden och arbetssätt, inte på personen som människa. Till exempel: ”Vi behöver säkerställa att rapporterna blir klara i tid, vad hindrar dig i dag?” i stället för ”Du är dålig på att hålla deadlines”.
Koppla också medarbetarens utveckling till verksamhetens behov. Om ni står inför en systemförändring, nya regelverk eller växande volymer – prata om vilka kompetenser som kommer bli viktiga. Här kan du som chef också se om ni på sikt behöver förstärka teamet med ny kompetens, till exempel via interimslösningar eller ny rekrytering.
Avsluta alltid med en kort summering: ”Det här är vår gemensamma bild, det här är de tre viktigaste sakerna framåt, och detta ansvarar vi för var.” Det ger struktur och trygghet.
Vanliga misstag i medarbetarsamtal
Samtalet blir ett ”slaskmöte” för allt man inte hunnit ta upp
Fokus hamnar bara på problem, inte på styrkor och framsteg
Inga tydliga överenskommelser eller uppföljning
Medarbetaren pratar inte – chefen fyller hela tiden
Samma frågor till alla, utan koppling till roll och nivå
Många chefer känner igen sig i att medarbetarsamtal lätt blir något man ”tar sig igenom”. Då är det ofta samma misstag som återkommer. Ett vanligt är att man sparar alla svåra frågor till medarbetarsamtalet. Då blir stämningen lätt tung och framåtblicken försvinner. Svåra saker behöver tas löpande, inte bara en gång om året.
Ett annat misstag är att samtalet blir väldigt problemorienterat. Inom roller som redovisning, controlling, bank och risk är det naturligt att leta fel. Men människor utvecklas snabbare när de får syn på sina styrkor och hur de kan använda dem smartare. Ta dig tid att lyfta fram det som fungerat bra.
Många missar också uppföljningen. Man har ett bra medarbetarsamtal, kanske till och med skriver en fin anteckning, men sedan händer inget. Nästa år minns ingen vad man kom överens om. Det gör samtalen mindre meningsfulla, och medarbetaren kan tappa förtroende för processen.
En mer subtil fälla är att använda exakt samma mall för alla medarbetarsamtal, oavsett om personen är junior ekonomiassistent, senior CFO eller specialist inom treasury. Frågorna behöver anpassas efter roll, ansvar och mognad. Samma grundstruktur kan fungera, men innehållet behöver spegla verkligheten.
Genom att undvika de här misstagen blir medarbetarsamtal mer än ett måste. De blir ett av dina viktigaste verktyg för att behålla och utveckla rätt personer.
Från medarbetarsamtal till konkret handlingsplan
Skriv ner 3–5 tydliga mål eller fokusområden
Bestäm vem som ansvarar för vad och när
Koppla gärna till mätbara effekter där det är rimligt
Följ upp löpande, inte bara nästa år
Se sambandet mellan individens plan och bemanning/rekrytering
Ett medarbetarsamtal utan uppföljning är som ett budgetmöte utan beslut. Därför behöver ni avsluta samtalet med en enkel, konkret plan. Det behöver inte vara avancerat. Tvärtom – det viktigaste är att det går att följa upp i vardagen.
Formulera 3–5 fokusområden. Det kan handla om ansvar (till exempel ta lead i månadsbokslut), arbetssätt (prioritera bättre, delegera mer), relationer (tätare dialog med verksamhetschefer), eller utveckling (till exempel fördjupa sig i IFRS, AML eller lönesystem). Skriv ner vad som ska göras, när det ska vara gjort och hur ni märker att det blivit bättre.
I ekonomiorganisationer ser vi ofta att individuella utvecklingsplaner hänger ihop med bemanningsfrågor. Om flera medarbetare vill utvecklas åt samma håll kan det finnas ett kommande behov av ny kompetens någon annanstans i teamet. Ibland behöver ni förstärkning via bemanning eller interimskonsult under en period, till exempel när någon går utbildning, tar föräldraledighet eller får ett större projektansvar.
En aktör som är specialiserad på ekonomi, bank, finans, lön och administration kan hjälpa till att tänka helhet: Hur får vi både individens utveckling och verksamhetens leverans att fungera? Men grunden är alltid ditt eget ledarskap och de medarbetarsamtal du håller.
Planera också in kortare avstämningar under året. Då blir handlingsplanen ett levande verktyg, inte ett dokument som bara tas fram inför nästa samtal.
Sammanfattning
Bra medarbetarsamtal handlar inte om avancerade mallar. Det handlar om tydligt syfte, enkel struktur och genuint intresse för människan framför dig. När du förbereder dig, leder samtalet tryggt och följer upp det ni bestämt, blir medarbetarsamtal ett av dina viktigaste verktyg som chef.
Särskilt i funktioner där kompetensbrist, risk och lönsamhet hänger ihop – som ekonomi, bank, finans, lön och administration – ger väl genomförda medarbetarsamtal bättre beslutsunderlag. Du ser tidigare när någon riskerar att sluta, när någon kan ta ett större steg och när ni kanske behöver förstärka med ny kompetens.
Välj gärna samarbetspartners, internt och externt, som ser medarbetarsamtal som en del av helheten: rätt människor, på rätt plats, med rätt förutsättningar. Då blir samtalen inte bara något ni ”måste göra” utan en investering i både människor och resultat.
Dela på sociala medier